Как вернуть деньги от контрагента

в конце 2007г. была договоренность с подрядчиком (пусть будет фирма «У») нашей фирме (фирма «Х») о том что мы оплачиваем счет за выполнение некоторых работ, которые должны будут выполнятся через 2-3 месяца. Но через 2-3 месяца эти работы стали ненужны.

Перерыл весь интернет и узнал что нужно писать письмо о возврате денег в свободной форме! но примера этой «Свободной» формы нигде не найти.